Трудните разговори на работното място
Всеки мениджър познава това усещане: предстоящ разговор със служител за слабо представяне, дисциплинарно нарушение или междуличностен конфликт.
В кариерата на всеки лидер неизбежно настъпва моментът за „трудния разговор“ и предварителната подготовка е ключът към успеха.
Подготовката трябва да бъде на две нива: на първо ниво лидерът трябва да успее да запази спокойствие върху собствените си емоции, но на второ ниво трябва да се подготви освен емоционално и „логистично“. Това означава преди да се започне разговорът да се подготвят старетелно всички конкретни примери за поведението или представянето на дадения служител, ако става въпрос например за отказ от повишаване, а не просто да говорят общи неща като: „Не се справяш добре и за това няма да бъдеш повишен.“
Освен това, важно е да се избере подходящото място за провеждането на „трудните разговори“ и да се отдели достатъчно време за тях. Лице в лице е стандартът – имейлите и съобщенията са подходящи за администрация, но не и за сложна човешка комуникация. Освен това всеизвестно правило е, че служителите се хвалят пред всички и трябва да се критикуват насаме.
По време на самия разговор е лесно да се изпадне в защитна позиция или да човек да стане твърде строг. Ключът е в активното слушане. Вашата цел е да разберете гледната точка на служителя, без да губите контрол над темата. Използвайте правилната комбинация от въпроси:
- <b „>Отворени въпроси:(„Как според теб се отрази това забавяне на екипа?“) – за да накарате човека да се „отвори“.
- Затворени въпроси:(„Имате ли нужда от допълнително обучение за тази задача?“) – за да потвърдите факти и да затворите темата с ясен отговор.
Когато не знаете откъде да започнете подобни разговори, използвайте изпитани рамки, които осигуряват структура.
Пример за такава рамка е Методът „ABCD“
Този модел помага да се задържи разговорът фокусиран върху решаването на проблема:
- A (Acknowledge/Признаване): Признайте, че разговорът е необходим и поемете инициативата за него.
- B (Behaviour/Поведение): Фокусирайте се върху действието, а не върху личността. Вместо „Ти си лош служител“, кажете „Смятам, че това конкретно поведение е не е продуктивно“.
- C (Consequence/Последици): Обяснете въздействието на това поведение върху екипа, културата или крайните резултати.
- D (Deal/Споразумение): Постигнете консенсус за това как да изглеждат нещата в бъдеще и каква е положителната алтернатива.
Друг пример за такава рамка е Методът „Сандвич“ , който се прилага за даването на обратна връзка.
- Начало: Положително изявление, благодарност или признание.
- Среда: Директно поставяне на фактите и признаване на проблема.
- Край: Очертаване на конкретни положителни стъпки и финална благодарност.
Никой разговор не трябва да приключва „във въздуха“. Уверете се, че преди служителят да излезе от стаята, имате:
- Ясно договорени следващи стъпки (какво трябва да се подобри).
- Ясни срокове за изпълнение.
- Осигурена подкрепа (ако е необходимо обучение или ресурси).
Умението за водене на трудни разговори не се учи за една нощ – то е мускул, който се тренира с практика. Не забравяйте, че вашата роля като мениджър не е само да посочвате грешките, но и да подкрепяте екипа си в намирането на правилния път. Когато сте подготвени, спокойни и ориентирани към решението, вие не просто „управлявате проблем“, вие развивате хората си.
Имате ли нужда от помощ с конкретен казус във вашата компания? Не се колебайте да се свържете с нас за повече информация относно начините, по които бихме могли да ви бъдем полезни!
